RPA bij Vattenfall begon als een initiatief vanuit de organisatie zelf. Verschillende afdelingen gingen onderzoeken wat automatisering kon betekenen voor hun werk. In 2018 was de afdeling Heat de eerste die met RPA experimenteerde. Zij gebruikten softwarerobots om eenvoudige processen te automatiseren en dagelijkse taken te verbeteren. Samen met het IT-team van Vattenfall en externe implementatiepartner Ciphix werden deze robots gekoppeld aan de bestaande systemen van Vattenfall.
Het succes van dit project werd gedeeld binnen het bedrijf om collega’s te inspireren en te laten zien hoe krachtig deze technologie kan zijn. Hierdoor groeide de interesse in automatisering snel. Het IT-team zag steeds meer aanvragen en richtte daarom RPA-diensten in om deze op een duidelijke en gestructureerde manier te ondersteunen.
Tijdens de verdere ontwikkeling van RPA maakte het IT-team een zogeheten Robotics Filter. Met dit hulpmiddel konden zij bepalen welke processen geschikt waren voor RPA. Dit zorgde voor goede gesprekken binnen Vattenfall en meer bewustzijn over deze nieuwe technologie.
Met hulp van externe IT-partners richtte Vattenfall daarna een eigen Robotics Centre of Excellence (CoE) op. Dit maakte het mogelijk om RPA en automatisering op grotere schaal en op een efficiënte manier toe te passen.
In het begin richtte het CoE zich vooral op bestaande behoeften binnen het bedrijf. Het ging vooral om herhalende en stabiele processen met gestructureerde data. Toen deze processen waren aangepakt, begon het team ook andere processen te bekijken en liet het zien wat RPA nog meer kon betekenen. De focus lag op processen met vaste regels en weinig uitzonderingen, om het werk voor medewerkers eenvoudiger te maken.
Naarmate er meer projecten startten, stelde het CoE duidelijke criteria op voor processen die geschikt zijn voor RPA:
- Herhalend werk met een groot aantal handelingen
- Beslissingen op basis van vaste regels, met weinig menselijk ingrijpen
- Sterk gestandaardiseerde processen met weinig uitzonderingen
- Gebruik van gestructureerde, digitaal beschikbare data
Zodra processen waren gekozen, kon het IT CoE bepalen welke ondersteuning nodig was van externe partners in Nederland, Duitsland en Zweden. Om alle RPA-initiatieven van begin tot eind te beheren, ging het CoE werken met het UiPath-platform.
Zo ontstond het Robotics Platform van Vattenfall. Tussen 2018 en 2022 groeide dit platform snel en ondersteunt het nu acht business units. Volgens Peer Fiedler, systeembeheerder van het RPA-platform: “RPA is blijvend. Het automatiseringspotentieel in bedrijven zoals het onze is groot en groeit elk jaar. Daarom zien wij deze technologie als een belangrijk hulpmiddel voor de overstap naar meer geïntegreerde softwareoplossingen.”
