Een schaalbare intake-oplossing met Agentic AI, zónder de menselijke touch te verliezen.
- Snellere vacature-intake
Vacatures binnen minuten verwerkt - Minder handmatig werk
De AI-agent neemt 70–80% van het repetitieve werk uit handen. - Ruimte voor persoonlijk contact
Medewerkers focussen op kwaliteit, matching en dienstverlening.
Een gefragmenteerd landschap van systemen en documenten
Snelgroeiende staffingorganisaties herkennen het dilemma: elke nieuwe tender brengt extra volume, maar niet automatisch extra capaciteit.
Circle8 liep tegen precies dat vraagstuk aan. Hoe kan je opschalen terwijl het volume aan aanvragen toeneemt, formats per klant verschillen en contractvormen steeds complexer worden? Veel van het werk achter de schermen blijft opvallend handmatig en vraagt kostbare tijd van medewerkers. Het vinden van een oplossing die zowel schaalbaar is als ruimte laat voor een mensgerichte aanpak, wordt daarmee steeds belangrijker.
De uitdaging om te blijven groeien zonder in te leveren op kwaliteit of persoonlijke aandacht. Daarvoor was een partner nodig die niet alleen technische expertise meebrengt, maar ook begrijpt hoe hun MSP- en staffingoperatie werkt. In Ciphix vond Circle8 precies die match. Samen ontwikkelden zij een Agentic AI-agent die het vacature-innameproces versnelt, stabiliseert en schaalbaar maakt en dat alles met behoud van de mensgerichte aanpak die voor Circle8 zo essentieel is.
De uitdaging: groeien zonder te verzwaren
Circle8 is een broker/MSP die één ding vooropzet: de mens. In een markt waar processen steeds complexer worden en volumes blijven stijgen, vraagt dat om bewuste keuzes in hoe je dienstverlening organiseert. Nieuwe tenders, uitbreiding van het aantal opdrachtgevers en veranderende eisen vanuit de markt zorgen enerzijds voor gewenste groei, maar brengen anderzijds extra werkdruk met zich mee. Juist daarom vindt Circle8 het belangrijk om persoonlijk te blijven in hun dienstverlening.
Tegelijkertijd merkte Circle8 wat veel snelgroeiende organisaties herkennen:
- het aantal binnenkomende vacatures stijgt,
- personeelsschaarste maakt opschalen lastig,
- en repetitieve administratie slokt tijd en aandacht op die eigenlijk naar klanten en talent moet.
Het vacature-innameproces was daar een duidelijk voorbeeld van. Dagelijks kwamen aanvragen binnen via e-mails, PDF’s en uiteenlopende formats. Medewerkers waren veel tijd kwijt aan het openen van documenten, handmatig overtypen van velden en controleren van details.
Een eerdere poging met traditionele RPA werkte niet: zodra één klant zijn PDF-layout aanpaste, viel de robot stil.
“We zitten in de people business. Mensen maken het verschil, maar dan moet je ze wel de ruimte geven om dat te doen.” – Martin Westerhof, Managing Director, Circle8
Circle8 had daarom één heldere uitdaging: hoe kunnen we blijven groeien zonder in te leveren op onze menselijke aanpak en zonder onze operatie te verzwaren?
